Colné konanie je kľúčový krok pri dovoze tovaru do Európy z akéhokoľvek kúta sveta. Aj keď sa môže zdať, že ide len o „papiere navyše“, realita je taká, že práve dokumenty rozhodujú o tom, či zásielka prejde colnicou hladko alebo vás čakajú nepríjemnosti, oneskorenia a pokuty. V Infinity Forwarding denne riešime colné procesy a vieme, že aj drobná nezrovnalosť môže spôsobiť veľký problém. Preto prinášame prehľad najčastejších chýb – teda toho, čo pri colnom konaní určite nerobíme.
Nepredkladáme dokumenty, ktoré nesedia navzájom
Každá zásielka musí mať kompletnú dokumentáciu: Commercial Invoice, Packing List, prípadne Bill of Lading alebo Air Waybill. Základné pravidlo znie: všetky tieto dokumenty musia sedieť na jednotku.
Čo to znamená v praxi?
- rovnaké údaje o tovare – názov, HS kód, počet kusov, hmotnosť
- rovnaké ceny – colnica si hneď všimne rozdiel medzi faktúrou a bankovým výpisom
- rovnaký odosielateľ a príjemca – ak sa v dokumentoch mení názov firmy alebo adresa, colník spozornie
Neskrývame ceny – colnica vie, koľko stojí váš produkt v zahraničí
Niektorí podnikatelia sa snažia „optimalizovať“ cenu v dokladoch, aby zaplatili nižšie clo alebo DPH. Problém je, že colnica má prístup k medzinárodným databázam cien a veľmi rýchlo vie porovnať, koľko produkt v skutočnosti stojí.
Napríklad, ak deklarujete, že 1 000 kusov elektroniky stálo len 500 eur, colnica vám to neuverí, pretože má prístup k databázam reálnych cien a vie, že skutočná hodnota je niekoľkonásobne vyššia. V takom prípade nasleduje zadržanie zásielky, prehodnotenie ceny a zároveň hrozí riziko vysokých pokút. My vždy odporúčame transparentnosť. Krátkodobá „úspora“ na clách sa vám môže vypomstiť oveľa vyššími nákladmi a zbytočným stresom.
Nedeclarujeme nulové položky ako bezcenné
Ďalším problémom sú tzv. nulové položky – tovar, ktorý je síce súčasťou zásielky, ale na faktúre je uvedený s nulovou hodnotou (napr. vzorky, darčeky, obaly). Colnica však potrebuje mať prehľad o celom obsahu zásielky. Aj položka s nulovou cenou musí byť deklarovaná, inak riskujete, že zásielku označia za neúplne zdokladovanú.
Správna prax:
- uviesť nulovú položku na faktúre s poznámkou „sample – no commercial value“,
- uviesť jednotkovú cenu 0,00 €, ale stále presne špecifikovať, čo položka je a v akom množstve.
Týmto spôsobom colnica presne vie, čo v kontajneri alebo balíku je, a vy sa vyhnete zbytočným zdržaniam.
Nezabúdame na bankové výpisy
Často sa podceňuje fakt, že colnica môže požadovať aj doklad o zaplatení tovaru – teda bankový výpis alebo potvrdenie o úhrade. Ak na faktúre stojí 10 000 eur, no na výpise je len 5 000, colnica začne preverovať, či nie je cena účelovo znížená. Aj preto musia byť faktúra, packing list a bankový výpis navzájom v súlade.
Nespoliehame sa na improvizáciu
Najväčší problém pri colnom konaní vzniká, keď podnikateľ nechá všetko na poslednú chvíľu. Colnica však funguje presne a dôsledne – aj malé odchýlky spôsobujú zdržanie.
Naše odporúčanie je:
- mať všetky dokumenty pripravené a overené ešte pred odoslaním zásielky,
- komunikovať s dodávateľom a trvať na správnom vyplnení faktúr,
- nechať dokumenty skontrolovať odborníkom.
Ako zabezpečiť colné odbavenie tovaru bez zbytočných komplikácií
Bezproblémové colné odbavenie tovaru začína ešte pred tým, ako zásielka dorazí na colnicu. Dôležité je skontrolovať dokumentáciu už pred odoslaním tovaru a včas si overiť, aké podklady budú pri konkrétnom type zásielky potrebné. Pri dovoze z krajín mimo Európskej únie môže colnica požadovať napríklad faktúru, baliaci zoznam či prepravný dokument. Viac o tom, aké dokumenty sú potrebné pri medzinárodnej preprave, sme zhrnuli aj v samostatnom článku.
Veľkú pozornosť treba venovať aj správnemu opisu tovaru a jeho colnému zatriedeniu. Príliš všeobecné alebo nepresné označenie môže viesť k ďalším otázkam zo strany colných orgánov a celý proces predĺžiť. Rovnako dôležité je, aby údaje o hodnote, množstve či hmotnosti tovaru boli vo všetkých predkladaných dokumentoch vzájomne konzistentné.
Colné odbavenie môže skomplikovať aj chýbajúci doklad, nesprávne uvedený príjemca alebo rozdiel medzi údajmi na jednotlivých dokumentoch. Práve nezrovnalosti v dokumentácii patria medzi problémy, ktoré môžu viesť k dodatočnej kontrole alebo zdržaniu zásielky. Preto je vhodné všetky podklady skontrolovať ešte pred príchodom tovaru a prípadné chyby riešiť s dodávateľom v predstihu.
Dôležitú úlohu zohrávajú aj dohodnuté obchodné podmienky medzi predávajúcim a kupujúcim. Pravidlá Incoterms určujú okrem iného rozdelenie povinností a nákladov medzi jednotlivé strany a pri niektorých podmienkach aj to, kto zabezpečuje colné formality.
Ak firma rieši dovoz pravidelne, pomáha mať nastavený jednotný proces kontroly dokumentácie ešte pred odoslaním zásielky. Colné odbavenie je totiž súčasťou širšieho logistického procesu a nadväzuje na prepravu, dokumentáciu aj následné doručenie zásielky. Viac o jednotlivých krokoch nájdete aj v článku o logistických službách a colnom odbavení.
Zastupovanie v colnom konaní môže pomôcť predísť chybám
Colné konanie si vyžaduje presne pripravené podklady, správne údaje o zásielke a dodržanie stanovených colných postupov. Pri pravidelnom dovoze alebo vývoze preto firmy často využívajú zastupovanie v colnom konaní. Colný zástupca môže zabezpečiť komunikáciu s colnými orgánmi, pripraviť potrebné podklady a pomôcť skontrolovať, či údaje uvedené v jednotlivých dokumentoch navzájom súhlasia.
Zastupovanie v colnom konaní môže byť užitočné najmä pri zásielkach, ktoré obsahujú viac druhov tovaru, pri komplikovanejšom colnom zatriedení alebo v prípadoch, keď dovozca nemá s colnými procesmi dostatok skúseností. Aj relatívne malá chyba v údajoch môže znamenať potrebu doplnenia dokumentov a následné zdržanie zásielky.
Dôležité však je, že ani zastupovanie v colnom konaní nezbavuje dovozcu povinnosti poskytnúť správne vstupné údaje. Faktúry, baliace zoznamy, údaje o hodnote, množstve či charaktere tovaru musia byť úplné a správne. Práve kvalitne pripravená dokumentácia pri preprave tovaru vytvára základ pre plynulejšie colné odbavenie.
Hlavnou výhodou profesionálneho zastupovania v colnom konaní je, že firma nemusí riešiť celý colný proces sama. Skúsený partner vie pomôcť s prípravou podkladov, komunikáciou a koordináciou colného odbavenia s nadväzujúcou prepravou. Infinity Forwarding na svojom webe uvádza, že v rámci svojich logistických služieb zabezpečuje aj dokumentáciu a colné odbavenie.
Pri dovoze alebo vývoze je preto vhodné riešiť colné náležitosti už vo fáze plánovania prepravy. Čím skôr sa skontrolujú podklady a zodpovednosti jednotlivých strán, tým menšie je riziko, že sa problém objaví až v momente, keď zásielka čaká na colné odbavenie.
Správne pripravené colné konanie je základom bezproblémového dovozu. Aj preto dbáme na to, aby dokumenty sedeli, boli kompletné a transparentné. Len tak sa vyhnete zbytočným zdržaniam, pokutám a stresu.
Máte akékoľvek otázky ohľadom medzinárodnej prepravy? Neváhajte nás kontaktovať!
